Post-It-lappar, Lean production och slutet på datoriseringen?

Svenska industriföretag har använt datorbaserade administrativa system i drygt 50 år (både Asea och Volvo installerade till exempel IBM 7070-anläggningar under 1961). Sedan dess har datorbaserade system trängt in på område efter område, med en stigande grad av integration mellan systemen. Kanske har utvecklingen nu nått vägs ände. I tisdags var jag diskussionsledare på den årliga doktorandworkshopen här på Institutionen för teknikens ekonomi och organisation. Två av de fyra texterna handlade faktiskt om hur industriföretag söker sig till system med mindre grad av datorisering, med inspiration från produktionsfilosofin Lean Production. Lean bygger på Toyotas omhuldade produktionssystem och kan beskrivas som eliminering av resursanvändning som inte leder till värde för slutkunden. I praktiken innebär Lean dels en strävan efter jämnare flöden i tillverkningen, dels ett antal verktyg för att minska slöseriet i form av t.ex. lagerhållning, onödiga transporter och defekta produkter.
 
Till de allra första administrativa datortillämpningarna på både Volvo och Asea hörde materialplanering. Databehandling tycktes väl lämpat för att hålla reda på alla artiklar och optimera produktionsflödet för kortare genomloppstider och billigare förrådshållning. (Nu visade det sig ganska komplext i praktiken - på Asea kunde materialplaneringen inte läggas om förrän 1965 och riktig fart tog det inte förrän med 1970-talets terminalbaserade systemen på 1970-talet). En annan tidig tillämpning, i mindre skala, var metoder för att optimera projektstyrning, som PERT (Program Evaluation and Review Technique) och CPM (Critical Path Method). På Asea använde datafolket PERT i början på 1960-talet för att demonstrera datorernas nyttighet (inklusive att imponera på styrelseledamoten Dan-Axel Broströms fru).

De två doktorandtexterna handlade just om materialplanering och projektstyrning. Sara Algestams forskning handlar om så kallade "pull systems" för materialplanering. Pull är en central tanke i Lean och innebär att efterfrågan ska suga produkterna genom tillverkningsprocessen istället för att tryckas genom av ett planeringssystem. Pull-system är visuella, mer decentraliserade och mindre datoriserade med mer fokus på mänsklig interaktion än traditionella så kallade MRP-system. Björn Söderbergs forskning handlar om en annan Lean-teknik, Visual Planning, och analyserar hur produktutvecklingsgrupper överger mjukvarulösningar för projektstyrning till förmån för Post-It-lappar. Med färgkodade lappar på anslagstavlor hoppas man få en bättre kommunikation och fördelning av arbetsbörda än med mjukvarulösningar, som anses bli för komplexa och statiska.

Det är frestande att se detta som en tendens till början på slutet på den datoriseringsvåg som under 50 års tid dragit genom industrin. Är vi nu tillbaka på ruta ett och håller på att "avdatorisera" just de administrativa rutiner som först gjordes datorbaserade? Nja, kanske inte ändå. Redan när Lean presenterades i slutet av 1970-talet innehöll begreppet kritik mot datorbaserade system, som ansågs ofta bli dyra, komplexa, oflexibla och kanske framför allt inte transparenta för medarbetare. Debatten om lean och informationsteknik har pågått sedan dess och sammanfattas på ett bra sätt i denna artikel av Riezebos et al. Författarna menar att även om enklare och robustare manuella metoder har visat sig betydligt mer lyckade än de första generationernas datorbaserade system, så ligger lösningen i olika sorters hybridsystem som bygger på både datoriserade och manuella-visuella inslag. Det är alltså inte slutet på datoriseringen, men kanske en viss reträtt.

För att lyfta blicken lite ser jag tre lärdomar i det här. Det första är en påminnelse om att datorhistorien handlar både om "the glorious history of hardware" och "the dismal history of software" för att låna mjukvaruhistorikern Nathan Ensmengers formuleringar. Medan datateknikens framgångshistoria, manifesterad i Moores lag, fortsätter sin resa mot allt mer miniatyriserade och kraftfulla komponenter, blir vi mer och mer påminda om hur svårt det är med mjukvara och särskilt stora och komplexa mjukvaruprojekt. Härom veckan blev SEB den senaste organisationen i raden att lägga ned ett IT-projekt i mångmiljardklassen. Beslutet kallades modigt av Computer Swedens ledarskribent, som menade att "Stora it-projekt är oftast dåliga, små it-projekt bra." För det andra undrar jag om inte decentralisering och självorganisering för att lyfta delaktighet och mänsklig kommunikation ligger väldigt mycket i tiden. För att ta ett närliggande exempel som också bygger till stor del på Post It-lappar: fram till för något år sedan hade jag aldrig stött på mötesformen open space och nu tycker jag den finns överallt.

Sist men inte minst är Post-It-lapparna en påminnelse om att teknik för information och kommunikation inte bara är datorer. I boken Control through Communication beskriver JoAnne Yates framväxten av formaliserad internkommunikation i amerikanska storföretag. När företagen växte i slutet av 1800-talet räckte det inte längre med ad hoc-beslut av enskilda individer för att styra företag. Med hjälp av skrivmaskiner, dupliceringstekniker och arkiveringssystem utvecklade företagen avancerade system för vertikala och horisontella informationsflöden med hjälp av sådana till synes självklara medel som PM, noter, pärmar och personaltidningar. Post-It-lappen är inte en del av Yates studie. Den lanserades först 1977 - enligt legenden som ett misslyckat superlim - och är alltså mer än 15 år yngre än datorbaserade materialplaneringssystem. Det simpla och till synes lågteknologiska är inte alltid gammalt. Datorbaserade system är inte alltid nyare och effektivare. Informationsteknik handlar inte bara om datorer.